机电与汽车工程学院教学秘书职责（试行）
教学秘书学院教学组织、管理本系教学工作的助手和参谋，是学院与教务处及相关部门沟通的桥梁。教学秘书应在教学院长的领导下，协助抓好各专业教学计划的实施，做好教学组织、学籍管理、教学质量管理等方面的工作，维护教学秩序的稳定。
一、教学组织工作
1、根据学校下达的教学指令，协助各系拟定本系教学计划实施方案，于放假前一个月将下学期的教学计划实施方案报教务处；
2、根据课程改革需要，组织并协助教研室主任及相关教师制定、修订课程教学大纲和实践性环节教学大纲。
3、负责本系日常有关调课事宜，并报教务处备案；
4、负责通知安学生的实习、实验、实训、课程设计、毕业设计等实践课程。做好毕业设计资料、论文的管理工作。
5、发放并收取各系各课程教学日历，一份存档；
7、组织各任课教师做好期末考试准备，及时报送试题和成绩。
8、组织提醒各系发放任课教师“教学任务书”。
9、协助学院做好各阶段各类教学活动的总结分析工作。
10、教学秘书在学期开始前应主动协助教研室主任做好与外聘教师联系，告之其上课的具体时间和地点；开学第一周，再次提醒，确保教学秩序的正常进行。
二、教学行政及学籍管理工作
1、协助做好学生入学注册、离校工作，并及时向教务处上报学生流动情况；
2、每学期协助辅导员做好成绩的登记。
3、协助辅导员做好补考的成绩登记工作；
4、做好学生重修课程的组织和管理工作；
5、做好毕业班学生成绩的核查上报工作。
6、按学院要求做好各类考试及选修课的报名工作，整理名单并按教务处指定格式用电子表格报盘。
三、教学质量管理工作
1、开学检查教师备课情况、学生上课到位情况及教材到手情况，并及时反映给相关领导。
2、教学秘书需定期协助教研室主任检查教师教学进度的实施情况；
四、档案管理及其它工作
1、及时做好有关教学方面的报表填写，文件的收发、传递；
2、做好教学资料的整理、归档工作；
3、完成院领导交办的其它工作。
教学档案的范围
教学档案是教学管理的一个重要内容，校、系（部）、教研室都要建立教学档案。教学档案的范围：
1、上级教育主管部门及学校下达的政策性、指导性文件及有关规定；
2、教学基本建设的各种规划和计划；
3、自编教材、教学参考资料，实验指导书、习题集、试题库（试卷库）、试卷分析以及各种声像资料等；
4、教学工作计划，教学日历、教学计划、大纲和课程学期授课计划，教案、教师教学情况记载本，课程教学总结，实习总结；
5、课程设计任务书、毕业设计（论文）任务书，优秀毕业设计（论文）；
6、学生学业成绩、学籍变动情况，学生座谈会记录整理分析，毕业生质量跟踪调查，毕业资格审核材料；
7、教学改革、教学研究活动计划、总结、典型经验材料和教学研究刊物；
8、教师业务档案，各种奖励及成果；
9、教师评教材料，督导组活动材料，教学工作会议纪要及有关资料等；
10、其它教学文件。
位置：